开始行动
灾害应对计划
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灾害应对计划应包含以下三方面的内容：通过设施和风险评估来识别灾害；采取预防措施和做好准备，以减少灾害的后果；应对灾害和进行营救，以迅速抢救和恢复受损的图书和档案资料。必须系统地进行这三方面的工作，需要全体人员同心协力，需要图书馆或档案馆的管理部门的全力支持。更大型的图书馆和档案馆（如政府机构和学术机构的图书馆和档案馆）的灾害应对计划应置于其上级机构的总体规划之中，以便在应对灾害时利用更广泛的规划机制。但在没有总体规划的情况下，图书馆和档案馆的工作人员不可缩手缩脚，应当按照图书馆或档案馆自己的灾害应对计划进行操作。
有人认为，成立专门的小组来拟定灾害应对计划这种做法效率不高。然而研究表明，小组比单独行动的个人所制定的灾害应对计划的质量更高。因此，应当成立灾害应对计划制定小组，由图书馆的最高管理者（通常是馆长）明确委任小组成员。委任时应提出小组的工作目标，授予小组一定的权力，确定完成计划的期限。完成计划的正常时间是三至四个月。馆长应委任有知识、有经验、工作效率高的员工担任小组负责人。小组通常应由以下成员组成：图书存取或公众服务主管、保藏负责人、珍贵书籍和手稿经办人、编目/计算机/系统专家、系统内的分馆代表。
在制定灾害应对计划时，还可以咨询专家的专业知识和经验。例如，保险代理、风险评估专家、当地消防部门等都可以提供各个方面的宝贵建议。
小组负责人应同保藏专业人员一起整理出其它图书馆的灾害应对计划的内容，以及一些灾害应对方面的知识，使小组成员在正式讨论之前心中能有一个总的原则。如果图书馆没有保藏专业人员，就应当将平时负责图书保护工作的员工纳入小组之中。这是因为，以后的抢救和恢复工作能否成功，很大程度上取决于基本的图书保护技能。
制定灾害应对计划要涉及多方面的任务，包括确定干燥书籍和论文的地点、当地的冷冻室和冷冻干燥设备、当地的设备和用品供应、紧急情况联络人、抢救的重点顺序等。小组负责人必须给每个小组成员分配具体任务，并将各种信息综合起来，在下一次会议上进行讨论，为最终的计划方案打下基础。
救灾行动小组应由至少六名工作人员组成，小组成员应受过一些灾害恢复技能的培训，并愿意在紧急情况下提供帮助。培训方式通常是灾害应对和恢复方面的专题研讨 ，或是参加其它单位举办的相关志愿活动。应当将每个小组成员的电话号码记录下来（建立“紧急电话号码树”），以便在需要时由协调人员打电话联络。救灾行动小组应当有能力应对最紧急的突发情况，并能培训和监督其他工作人员或志愿者。
以下列表总结了在修复图书资料时所涉及的各项行政职能。在较小的紧急事件中，一个人可以承担多种职责。但在大的灾害事件中，一个人就只能承担一个职责。
我已经熟悉小组成员的职务：
小组的第一项协调任务是建立“紧急电话号码树”。“紧急电话号码树”是关键员工和服务人员的联络信息汇总，当突发事件威胁到图书馆的设施和馆藏时，应立即联系电话号码树上的人。电话号码树应列明每个人的姓名、办公和住宅电话、电子邮件地址等信息。图书馆馆长、设施经理、紧急情况协调员应列在电话号码树的开头。当发生突发事件时，应首先联系这三人（或他们的副手），而这三人在接到紧急通知后，应立即去图书馆。
图书馆馆长
馆长根据灾害应对计划以及设施经理和紧急协调员的意见，负责制定决策，涉及费用支出、需要的服务、抢救的优先次序。
设施经理
设施经理必须迅速检查建设物，并采取适当的措施，以减轻馆藏损坏。设施经理还须寻求必要的技术支持，例如水管工或电工。设施经理往往不是图书馆的工作人员，所以设施经理必须非常熟悉灾害应对计划的内容，并愿意遵守馆长的决定。
紧急情况协调员
紧急情况协调员是具有技术专长和经验的人，负责抢救和恢复馆藏资料。协调员通常是保藏部门的主管，而且是小组的创始人之一。协调员负责决定如何安排负责恢复工作的员工和志愿者，并保证恢复工作能够按照灾害应对计划顺利进行。协调员必须比其他人更具有专业技能和经验，能够用他们的技能和经验来指导恢复工作。