管理复查
建立和持续发展保藏计划极具有挑战性。三个最明显、最直接的需求就是资金、人员、空间。机构的财力似乎越来越紧张，甚至对传统的和倍受重视的图书馆来说，财力也显紧张。保藏部门作为较新的图书馆部门，经常不得不比其它部门付出更多的努力，去寻找资源、向人们推销自己。
在许多情况下，建立保藏部门的目的是为了利用现有资金。这种动机对一个新建部门来说是不合情理的。出于这个原因，以及种种其它原因，保藏管理人员应客观地阐明保藏的目标，确定保藏需求的范围，并制定切合实际的、经济上划算的策略，以此来强调保藏工作是图书馆总体工作的不可或缺的一个组成部分。
在制定任何计划时，都必须对需求和现有资源进行仔细审查，详细分析，然后制定出切实可行的长期计划。
计划过程
保藏计划不能在真空中制定出来。不管资金来源如何，或图书馆联盟的范围如何，都必须审慎评估保藏计划将对图书馆的影响，以及将给机构带来的变化。因此，必须考虑制定保藏计划的原因，并了解保藏计划背后的推动力。
世界各地的图书馆和档案馆的脆性书引起了人们普遍的警惕，从而促使有关机构制定图书保藏计划。虽然对图书状况的调查促使人们采取保藏措施，但在缺乏专业保藏人员的情况下，人们很难进行耗时的研究。因此，人们对馆藏资料的研究往往在保藏计划就位之后才得以展开。但毫无疑问，脆性书籍给馆藏带来的损失，已经引起人们对保藏工作的关注，从而促使保藏计划的制定。
另一个影响保藏计划制定的因素是人们意识到独特的人类文化瑰宝处于保护不当的危险之中，而保藏工作能够纠正几个世纪以来累积的损失。对于学术研究型图书馆来说，图书馆之间的同行压力以及可用的资金也都有利于促使保藏计划的制定。还有一个促使制定保藏计划的因素是，图书馆的管理人员意识到，现有的图书馆工作需要以更有效率和成本效益的方式来进行管理。
保藏计划的基本的、容易理解的要求如下：
通过实施环境控制来减少资料损坏和劣化，从而保护馆藏。
更换严重损坏的、无法正常使用的资料。
设计合格的外包装订标准和规格，建立执行标准的高效管理体系，为新资料设立经济划算的内部装订系统，从而保护新书和新期刊。
建立资料修复系统，快速有效地应对读者对资料的损坏。
以原始格式来保护和修复某些资料。
1980年，美国研究型图书馆协会的管理服务办公室发起了保藏计划项目（PPP），为图书馆提供评估保藏需求的计划工具。PPP面向广大员工，采用成本效益分析法，通过对馆藏资料和标准工作的研究，论证了各种问题的管理方法。尽管批量工作组方法可能需要修改，以适应个别图书馆的情况，PPP方法是目前逻辑最严谨的、最系统化的方法。
制定保藏管理计划
在制定计划的过程中，必须得到行政部门在工作空间、资金、人员等方面的支持，以提高工作干劲。保藏计划的主要内容如下：
确定资源（可用资源）
设施和空间
预算
人员
支持的证据
确定需求（有哪些需求）
馆藏
设施
方法和政策
预算
确定重点
长期计划
重点加强
制定计划
目标
策略
优先顺序
实现目标的活动
活动需要的资源
责任分配
目标和活动时间表
评估机制
长期计划的进度审核
审核时间表
如果专业保藏人员到位，保藏计划应当是长期的计划，最好是五年计划。一个好的做法是，开头就清楚地说明在五年结束时保藏工作应当取得什么样的进展。然后设计每个需要加强的步骤，设定为了实现最终结果每年必须达到的目标。找出最紧迫的事项和最容易实现的目标，然后决定他们的优先顺序。方法之一就是分析现有的工作及其费用开支。这样做往往能帮助节省费用，而节省的费用可用于开展进一步的工作，也可以用于重新布置工作。
专业保藏人员应至少请一位图书馆的其它领域的主要工作人员来帮助制定五年计划，从而得到其它领域的专业人员的参与和支持。专责小组应将保藏计划的基本要点列入五年计划。
评估需求
审查入馆资料
持续审查馆藏/设施
员工和用户意识培训
复查维护和稳定
环境控制和监测
安全和应急程序
储存方法
展览监控
保护处理
新购资料的稳定
修复因使用而损坏的资料
为商业装订而处理资料
处理珍本/半珍本资料
重定格式
规划馆藏资料重定格式
劣化资料的重定格式
为替代目的而重定格式
为使用而重定格式
合作机会和责任
行政措施
灾害和恢复计划
设施规划
评估需求：样本状况调查
应当量化需求，以确定困难的程度和范围，以便分配资源。
例如，对装订的期刊进行随机抽样调查，以确定期刊的使用模式，这反过来又为期刊的装订提供所需的信息，或为某种期刊是否需要装订提供决定的依据。收集数据的方法必须是随机取样，样本的数量必须能够合理反映整体数量。提出的问题必须是合理的问题。在装订期刊的调查中，需要收集的数据非常简单：期刊发行的次数、期刊使用的证据、装订磨损的证据等。有关商业图书馆装订成本和程序的前期分析有助于创建基本的保藏工作，不仅能够大大节省进一步开展保藏工作的成本，而且附带地为今后的保藏工作建立了基础设施。
样本的选择方法对抽样调查系统来说至关重要。在随机抽样时，馆藏中的每一份资料都有相同的机会被抽中，这就保证了随机样本能够代表整个馆藏。随机抽样的方法很多，最客观的方法是用随机数表。虽然许多图书馆在进行保藏调查时使用随机数表，但样本通常被“分层”抽取，就是说，对于每一层（一个学科领域、馆藏、分馆等）资料，都要抽取一定比例的样本，以产生更加连贯的、更加具体的结果。考虑到馆藏的复杂性，以及资料的格式和使用模式的多样性，如果想要得到有用的调查结果，就必须仔细地对资料进行分层。
选择样本的其它常见方法是系统取样和分数取样。系统取样是指按照固定间隔从列表中抽取所需数量的样本。例如，从10万份文件中抽取400份样本，每数到第250份资料时抽一份资料，从任意起点开始数。另一种不那么单调的取样方法是采用长度单位制，即测量书架列表中样卡的长度单位，再除以样本号。一个30米长的书架列表将于每7.5厘米处产生一个样卡。分数取样采用相同的基本过程，不同的是按间隔抽取样卡，即从每7.5厘米之内抽取样卡。系统取样和分数取样的有效性取决于公正的书架列表顺序。人们普遍认为，传统图书馆的书架列表顺序是公正。
抽样调查需要回答的问题类型和数量取决于调查的范围和目的。如果调查的目的是决策或决定优先顺序，就应将调查对象的风险因素（如缺乏消防、环境控制不足、缺乏灾害恢复计划等）同对象的脆弱性（如过度使用、安全性差、高价值等）和状况结合起来。
状况调查是以更具体的方式识别馆藏资料的物理状况，往往需要将资料的损坏和劣化状况同资料的使用频率和方式相结合。馆藏资料的数量越多，调查的内容就越长，而且需要平衡数据的价值和调查的成本。在规划期间，调查结果能够帮助确定资料的优先顺序，也可以作为书面证据来争取人们对计划的支持。
需求评估：行动调查
状况调查的一个变种是行动调查。需要采取什么行动来代替、保护、处理被调查的资料？例如，行动调查不是要报告某资料有脆性纸张，而是确定是否应对该资料进行重定格式。
行动调查通常使用笔记本电脑在书架上进行。尽管该系统可用于抽样调查，它对全面调查来说极具价值。行动调查检查指定区域内的所有资料，并将需要采取保藏措施的资料输入数据库，其中包括资料的识别号、出版日期、数量等。数据包含准确的成本信息，可以根据行动类别来分拣资料。可以从每个动作类别的预期时间中得到成本，并将成本转换成工资、设备和物品的开销。
文档和资金
抽样调查（特别是康奈尔大学采用的调查类型）经常为资助申请提供主要的依据。因此，收集和处理的数据必须准确，必须能够用来说明和回答各种问题。提交给供资机构的保藏建议书类似于商业合同，俱有法律约束性。如果建议的保藏策略不恰当，而且单位成本不合理，那么图书馆就无法获得资助。另一方面，如果工作计划过于雄心勃勃，而且单位成本太低，那么即使获得资助，图书馆也无法在不影响其它业务的情况下完成项目。
因此，同常规计划相比，建立在调查结果和成本分析基础上的资助建议书通常提供更准确的馆藏描述、馆藏价值、资料使用模式、资料状况等。资助建议书中的工作计划应包含行动蓝图、确定成本、努力程度、生产日程、预测结果等。建议书还应制定报告计划，要求对项目的进展和员工的工作表现进行持续评估。
随着更多地资金可用于全面解决保藏问题，保藏部门的管理人员应设计出更加精细的计划模式，以涵盖特定馆藏所面临的更多问题，以及解决问题的更广泛的策略。这种“整体馆藏”的方式，涵盖了各种研究资料（书籍、手稿、照片、美术作品等等）和所有的合理保藏策略，能够鼓励管理人员将严格的项目管理原则应用到标准的保藏工作之中。
综合计划
保藏演讲不太可能轻易地打动机构和政府的负责人，但保藏人员可以用保藏需求和保藏管理效益的客观的、量化的演示来获得他们的支持。计划应强调下列两者之间的联系：通过增加机读记录而改进文献检索，以及通过实际可访问性来完成这些记录。计划还应强调获得资助的保藏项目在建立书目数据库时所发挥的作用。
专业保藏人员已认识到，随着研究性馆藏资料的持续增加，已不可能使所有的资料都得以保藏。保藏管理信息来自于对馆藏资料和保藏工作的详细分析，并结合了馆藏资料的价值和使用等信息。保藏管理信息应推动保藏资料的选择机制，并推动长期规划的制定。对于许多专业保藏人员来说，努力使图书馆承认自己的工作价值，积极争取外部资金，终将使保藏工作的地位提升到前沿，这关系到图书馆的未来发展。
沟通交流
专业保藏人员应强调，保藏是最重要的经营成本之一，因为保藏能够保护机构的财产。虽然外部资助非常重要，但机构本身也必须支持保藏工作。
即使图书馆本身也往往很少了解保藏的需求以及连续的保藏计划能给机构带来的战略价值。机构和国家以拥有独特的文物而自豪，但有时文物的保藏工作不得不依赖于外人的慷慨解囊。图书馆的负责人必须了解保藏的价值，必须说服机构的负责人和政府官员，现在采取拯救馆藏资料的预防性措施要比以后试图恢复严重受损的资料所花的代价要小得多。
新技术极大地改进了研究资料的使用方法，前提是资料必须随时可以被转换格式。数字信息量每天都在增加，而数码格式的图书资料为学者带来了便利。但只有一小部分研究资料被转换成数码格式。部分原因是馆藏资料量非常庞大，另一个原因是大部分电子信息是商业化的，而学者需要的信息大多被认为没有商业价值。
因此专业保藏人员应当精心策划，在图书馆内、机构内、甚至在全国范围内宣传自己的工作的重要性。