宣传
保藏部门如果要获得公众的认可和资助，就必须让公众了解他们的工作。保藏部门在向公众宣传时，可以采取直接方式，也可以采取更有创造性的方式。口碑是传递信息的最便宜的方式，但如果信息被歪曲或误解，口口相传的方式就会变得有害。防止误传信息最好的办法是在误传开始之前就阻止它，并迅速向公众公开真相。来自源头的信息（如新项目开始和老项目完工的公告）往往最可靠。所有值得注意的事项都可能会引起公众的兴趣。
保藏部门的“幕后”活动往往会受到公众的关注。保藏部门的外出宣传可以是教育性的，可以对外宣讲改善保藏设备和设施的必要性。可以用书签、宣传册、海报、邮件、新闻稿等宣传材料向公众简要介绍馆藏和现有项目。带有图示的宣传材料可以达到一目了然的宣传效果。联合博物馆或其它机构举办展览，或在著名期刊上发表文章，能有效吸引公众的关注。
互联网拥有广大的用户，已成为主要的公共关系渠道。在利用互联网时，应注意以下事项：
• 所有信息都必须是诚实的、准确的、最新的、经过认真整理的。不诚实的、混乱的、过时的信息会减少网站的访问量，使公众对单位的失去信心。
• 网站应包含单位的基本信息，如单位名称、电话号码、传真号码、相关的电子邮件地址。
• 网站不应该是一个迷宫。网站设计应简明、有视觉上的吸引力、方便公众了解信息。
• 网站可以包含在线时事通讯，及时为公众更新值得关注的项目情况、工作人员名单、常见问题等信息，并提供相关资源的网址。
媒体关系和自我宣传
报纸、电视、广播等新闻媒体可以迅速加强机构的公众形象。大多数新闻媒体出售广告空间，但不要在媒体上进行重复广告，而要采用其它更有效的方法获得公众的关注。媒体报道注重于在正确的地点和在正确的时间采访正确的机构代表。
新闻报道不可能都是正面的，关键是要明确地、及时地给公众传递信息。例如，必须由专业保藏人员来报道图书馆水灾或火灾，以防止谣言传播。在此情况下，机构必须用同一个声音说话，由官方指定的发言人来发布信息，这一点尤为重要。如果部门的保藏人员发表的意见不统一，就会使部门陷入尴尬境地，因为有时新闻媒体对相互矛盾的说法更感兴趣，而不是对事实更感兴趣。团队合作很重要，即使在非危机时刻，工作人员都应统一由官方发言人来回答公众提问。机构不仅通过新闻来对外宣传，还通过自己的员工来对外宣传。当员工对单位表现出由衷的信心和自豪感时，就能加强机构的公众形象。
应当在媒体报道之前就做好工作，提前准备好简报文件、新闻资料、照片等，并邀请媒体进行采访。这样做将有助于向公众提供完整的、正确的信息。应当预先了解各个报纸和杂志的背景，以便保藏人员能够有针对性地在各家媒体上发布新闻，从而提高工作效率。必须确保新闻媒体同机构的正确联络人合作，这有助于后续的调查采访。如果在国际上报道新闻，应当调查和尊重国外的法规和习俗。众所周知，同新闻媒体建立良好的合作关系，将对机构的公关活动非常有利。专业保藏人士可以经常向新闻媒体提供新闻花絮、能够引起公众兴趣的短文等。
机构如果有公关或对外事务办公室，该部门的工作人员就应密切注意新闻动向。机构可以在具有重大历史意义的事件的周年庆祝活动中展出修复的文物，并通过媒体发布消息。公关人员也应提前了解机构将要发生的重大事件。例如，机构将举办某著名作家的学术会议，如果保藏单位能主动提供该作家的照片或手稿，就对会议的成功起到积极作用。预先的情报工作非常重要。
相关读物
Baumgartner, James E., ed. National Guide to Funding for Libraries and Information Services. 3d ed. New York: The Foundation Center, 1995年。
Boss, Richard W. Grant Money and How to Get It: A Handbook for Librarians. New York: R.R. Booker, 1980年。
Kohl, Susan. Getting Attention: Leading-Edge Lessons for Publicity and Marketing. Boston: Butterworth Heinemann, 2000年。
Ledingham, John A., and Stephen D. Bruning, eds. Public Relations as Relationship Management: A Relational Approach to the Study and Practice of Public Relations. Mahwah, New Jersey: L. Erlbaum, 2000年。
New, Cheryl Carter, and James Aaron Quick. Grantseeker’s Toolkit: A Comprehensive Guide to Finding Funding. New York: John Wiley, 1998年。
Teygeler, René. Preservation of Archives in Tropical Climates: An Annotated Bibliography. Paris: International Council on Archives, 2001年。